Als ondernemer ben je altijd bezig met het verbeteren van je onderneming. Hoe zorg je voor meer stabiliteit, rendement en zorg je dat je up-to-date blijft. Of je nou als eenpitter werkt of 100 man personeel hebt, veel draait om bedrijfsprocessen. Nou klinkt dit niet als het meest sexy en spannende onderwerp om je tijd aan te besteden. Toch willen we hier je aandacht voor vragen.
Kijken naar bedrijfsprocessen is de moeite waard
Of je dit op een bewuste of onbewuste manier doet, elke activiteit die vaker voorkomt binnen je onderneming is een proces. Van simpele handelingen zoals ’s ochtends je mail doorlopen, het aannemen en inwerken van een nieuwe medewerker, tot het proces dat je klant doorloopt in jouw onderneming. Al deze handelingen kosten tijd en bepalen uiteindelijk het beeld dat klanten en medewerkers hebben van jouw onderneming.
Een goed vastgelegd proces zorgt ervoor dat dit soort handelingen op een effectieve manier gebeurt:
- Processen worden overdraagbaar en zijn te delegeren
- Uitvoeren van processen kost minder tijd en energie als je niet elke keer het wiel opnieuw uit hoeft te vinden
- Je weet wat voor kwaliteit je kunt leveren, de doorlooptijd en capaciteit zijn veel beter te voorspellen.
- Door een proces goed vast te leggen, investeer je ook in het verbeteren van het proces
- Onderdelen van het proces zijn mogelijk te standaardiseren of automatiseren, wat nog meer tijdswinst oplevert
Automatiseren voorkomt dubbel en onnodig werk
Wanneer je een goed beeld hebt van de verschillende processen in je onderneming, krijg je ook inzicht in dubbele handelingen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van één formulier dat gegevens automatisch toevoegt aan verschillende systemen in plaats van het invullen van dezelfde gegevens in meerdere systemen. Dit bespaart tijd en verkleint de foutgevoeligheid.
Bovendien heb je de kans saaie en herhalende klussen af te schaffen, die vaak irritatie opleveren bij diegenen die ze uitvoeren. Wat een positief effect heeft op het werkplezier.
Hoe breng ik mijn bedrijfsprocessen in beeld?
Als je op deze manier naar werkzaamheden gaat kijken ontdek je al snel dat de hoeveelheid processen in jouw onderneming enorm is. Hierbij kan je onderscheid maken tussen drie soorten processen die écht de moeite waard zijn om aandacht aan te besteden:
- Veel voorkomende eenvoudige processen
Zoals het hierboven genoemde voorbeeld van het verwerken van gegevens in meerdere systemen of bestanden. Eenvoudige processen die vaak herhaald worden. Vaak is hier veel ruimte voor verbetering door automatisering of standaardisering. - (Incidenteel) Terugkerende complexe processen
Een voorbeeld hiervan is het inwerken van een nieuwe medewerker. Dit is een proces dat niet dagelijks gebeurt en veel vaste elementen bevat waarvan belangrijk is dat ze altijd en goed gebeuren. Vaak zijn deze processen niet te automatiseren, maar wel te standaardiseren en optimaliseren. Dit verbetert de kwaliteit en voorkomt fouten. Door het proces vast te leggen en te zorgen dat iedereen zijn taak kent, voorkom je onduidelijkheid en onnodige afstemming. - Primair klantproces
Misschien wel het belangrijkste proces in jouw onderneming. Een combinatie van processen die een klant doorloopt van eerste contact tot afsluiting. Heeft daardoor grote invloed op de klantervaring. Door heel bewust te zijn van dit proces, het vast te leggen, te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, kun je de klantbeleving positief beïnvloeden. Het primaire klantproces is hiermee een belangrijk fundament voor kwaliteitstoetsing en groei.
Waar moet ik op letten bij verbeteren van mijn bedrijfsprocessen?
Ben je overtuigd van het belang van goede bedrijfsprocessen en wil je in je eigen onderneming aan de slag? Dan hebben wij vijf tips voor je:
- Begin klein: Het is verstandig te starten door een eenvoudig en klein proces in kaart te brengen en te optimaliseren. Dit helpt je met het vinden van de juiste aanpak. Daarnaast merk je hoe je medewerkers reageren op dit soort veranderingen.
- Doe het samen: Betrek je medewerkers en andere mensen die betrokken zijn bij het proces dat je aan wilt pakken. Vaak kunnen zij je inzichten geven die je zelf niet hebt. Ook creëer je draagvlak voor de verandering.
- Hou rekening met onvoorziene effecten: Veel effecten kun je voorzien, maar er zullen ook effecten zijn die je niet had voorzien. Neem de tijd hierop te anticiperen en dit samen met de betrokkenen op te lossen.
- Wees open wat je probeert te doen en waarom je dit doet: Een van de redenen waarom verandering vaak tot weerstand leidt, is dat verandering wordt gezien als bedreiging. Betrek de medewerkers en biedt een positief perspectief op welke toegevoegde waarde de medewerker kan bieden als deze ‘last’ van zijn bordje is.
- Blijf processen toetsen: De omgeving van jouw onderneming verandert, jouw doelen veranderen en daarmee de processen ook. Het is dus van belang deze goed te monitoren. Doordat je basis op orde is en je snel inzichtelijk hebt waar vernieuwing en optimalisatie nodig is, kan je op tijd schakelen en veel sneller ingrijpen dan wanneer je enkel op output stuurt.
Hulp nodig bij het verbeteren van je bedrijfsprocessen?
Uiteraard helpen wij je graag je bedrijfsprocessen in kaart te brengen en een plan te maken deze te optimaliseren. Maak hiervoor een vrijblijvende kennismakingsafspraak. Wij kijken graag met je mee!
Recente reacties